Funktionen

Die All-in-one-Lösung für Veranstalter

Entspannte Veranstaltungsorganisation ist unmöglich, sagen Sie? Lassen Sie uns Ihnen das Gegenteil beweisen!

Die iventcloud ist eine Online-Anwendung, die die organisatorischen Abläufe jeder Art von Veranstaltungen automatisiert und unkompliziert unterstützt.

Von Groß- und Sportveranstaltungen über Gala-Abende bis hin zu Seminaren und Schulungen – sie vereinigt die Funktionalität verschiedener Systeme in sich und ermöglicht so wesentlich effizienteres Arbeiten ohne Kompatibilitätsschwierigkeiten.

Das kann die iventcloud

Kontaktdatenverwaltung / CRM

Adressbestände aus unterschiedlichen Datenbanken (Outlook, Excel, Warenwirtschaft) werden in der Anwendung zusammengefasst.
Die iventcloud bietet die Möglichkeit, doppelte Einträge zusammenzulegen und unvollständige Datensätze zu erkennen.Firmen, Partner und Sponsoren können im System gesondert abgelegt werden und sind, inklusive vorhandener Verträge, abrufbar.

Events

Unbeschränkt viele Events könen mit Hilfe der iventcloud erfasst werden. Die bewußt simpel gehaltene Listendarstellung liefert Überblick über alle laufenden, vergangenen und zukünftigen Events. Beim Erstellen neuer Veranstaltungen können Gästelisten, Checklisten und Plätze von bereits bestehenden Events mit einem Klick übernommen werden.

Einladungsmanagement / Newslettersystem

Dieses Modul kann auf verschiedene Arten genutzt werden:
zum personalisierten Versand von Einladungen, Informationen und Ausschreibungen.

Gesendete Texte werden gespeichert und Rückläufe übersichtlich direkt im System dargestellt.
E-Mails werden im html-Format versendet und dem Corporate Design des Unternehmens angepasst.

Eigene Abfragen ermöglichen den Erhalt zusätzlicher Informationen der Gäste, die direkt in der iventcloud gespeichert werden – ohne langwieriges Ãœbertragen.
Weiters können Gäste so ihre Kontaktdaten aktualisieren und bei Bedarf Dateien (Bilder, Verträge, Angebote usw.) uploaden.

Benutzer & Rechte

Die iventcloud liefert das Rahmengerüst für strukturierte Organisation und dezentrales Arbeiten im Team.
Neue Benutzer können mit unterschiedlichen Rechten versehen werden und sind schnell angelegt.
Auch externe Mitarbeiter oder kooperierende Unternehmen können so im gleichen System arbeiten und sind dauerhaft up-to-date.

 

Innovationen & weitere Module

Event Check-In & Teilnahme-Statistik

Bei Bedarf können QR Codes mit den Einladungen versendet werden.
Das Event Check-In vor Ort können Mitarbeiter mittels Smartphone und Internetzugang durchführen. Durch das Scannen der Codes werden Informationen wie angemeldete Begleiter/innen, zugewiesene Plätze oder Antworten auf eigene Abfragen der Gäste angezeigt.
Selbst ungeschultes Personal verfügt so über die wichtigsten Informationen.

Etwaige Ad-Hoc Änderungen vor Ort, wie das Verschieben von Platzzuweisungen, sind sofort aktuell vorhanden.

Die Anwesenheit der Gäste wird bei Scannen der Codes in der Gästeliste der Event-Software festgehalten. So schafft die iventcloud die Basis für Teilnahme-Statistiken und erleichtert die Nachbearbeitung von Veranstaltungen.

 

Zusatzmodule

Aufgabenverwaltung

Ein synchrones Werkzeug, das der internen Organisation dient.
Bestehende Checklisten werden bei Bedarf für neue Veranstaltungen mit einem Klick übernommen und anschließend flexibel angepasst.
Mitarbeiter können Aufgaben zugewiesen bekommen, das Fälligkeitsdatum angeben, den Erledigungsstatus ändern und weitere Informationen oder Dateien anhängen.

Platzverwaltung / Workshopverwaltung

Teilnehmer (und deren Begleiter) werden automatisch in dieses Modul übernommen.
Plätze (Tische, Teams, Seminar- oder Arbeitsgruppen) können individuell angelegt und Ihre Gäste schnell zugewiesen werden.
Die zugeteilten Plätze werden im Export der Gästeliste übersichtlich dargestellt.

Hier können Hotelkontingente angelegt, verwaltet und Gästen ihre Unterkunft zugeteilt werden.

Zuordnungen werden im Export der Gästeliste angezeigt.

Einnahmen durch Sponsoring oder maximal verfügbare Budgets können hier festgehalten werden.
Anfallende Ausgaben werden gegengerechnet und in der Ãœbersicht dargestellt.